يعد Excel تطبيقًا متعدد الاستخدامات نما إلى أبعد من إصداراته المبكرة باعتباره مجرد حل جدول بيانات. يستخدم العديد من الأشخاص كحافظ سجل ، ودفتر عناوين ، وأداة للتنبؤ ، وأكثر من ذلك بكثير ، ويستخدمون Excel بطرق لم يقصد بها أبداً.
إذا كنت تستخدم Excel كثيرًا في المنزل أو في المكتب ، فأنت تعلم أن ملفات Excel قد تصبح أحيانًا غير عملي بسبب عدد السجلات الذي تعمل فيه.
لحسن الحظ ، يحتوي Excel على وظائف مضمّنة لمساعدتك في العثور على السجلات المكررة وإزالتها. للأسف ، هناك بعض التحذيرات لاستخدام هذه الوظائف ، لذا كن حذراً أو قد تقوم بحذف السجلات التي لا تنوي إزالتها دون علمك. أيضًا ، تزيل كلتا الطريقتين أدناه التكرارات على الفور دون السماح لك برؤية ما تمت إزالته.
سأذكر أيضًا طريقة لتمييز الصفوف التي تكون مكررة أولاً ، بحيث يمكنك رؤية أي منها سيتم إزالته بواسطة الوظائف قبل تشغيلها. يجب عليك استخدام قاعدة "تنسيق شرطي" مخصصة لتمييز صف مكرر بالكامل.
إزالة تكرار وظيفة
افترض أنك تستخدم Excel لتتبع العناوين وتشك في أن لديك سجلات مكررة. انظر إلى ورقة عمل Excel مثال أدناه:
لاحظ أن سجل "Jones" يظهر مرتين. لإزالة هذه السجلات المكررة ، انقر فوق علامة التبويب " بيانات" على "الشريط" وحدد موقع " إزالة التكرار" تحت قسم " أدوات البيانات" . انقر على " إزالة التكرار" وستفتح نافذة جديدة.
هنا عليك اتخاذ قرار بناءً على ما إذا كنت تستخدم عناوين العناوين في قمم الأعمدة الخاصة بك. إذا قمت بذلك ، فحدد الخيار الذي يحمل العنوان My Data Has Headers . إذا كنت لا تستخدم عناوين العناوين ، فستستخدم تسميات أعمدة Excel القياسية ، مثل العمود A والعمود B وما إلى ذلك.
في هذا المثال ، سنختار العمود A فقط وننقر فوق الزر OK . يتم إغلاق نافذة الخيار ويقوم برنامج Excel بإزالة سجل "Jones" الثاني.
بالطبع كان هذا مجرد مثال بسيط. من المحتمل أن تكون أي سجلات عناوين تحتفظ بها باستخدام Excel أكثر تعقيدًا. لنفترض ، على سبيل المثال ، أن لديك ملف عنوان يبدو كهذا.
لاحظ أنه على الرغم من وجود ثلاثة سجلات "جونز" ، إلا أن هناك اثنتين فقط متطابقتين. إذا استخدمنا الإجراءات المذكورة أعلاه لإزالة سجلات مكررة ، فسيظل هناك إدخال "Jones" واحد فقط. في هذه الحالة ، نحتاج إلى توسيع معايير القرار الخاصة بنا لتشمل الاسم الأول والأخير في كل من الأعمدة A و B على التوالي.
للقيام بذلك ، انقر مرة أخرى على علامة التبويب " بيانات" على "الشريط" ، ثم انقر فوق " إزالة التكرار" . في هذه المرة ، عندما تنبثق نافذة الخيارات ، اختر الأعمدة A و B. انقر فوق الزر OK ، ثم لاحظ أنه في هذا الوقت ، قام Excel بإزالة واحدة فقط من سجلات "Mary Jones".
هذا لأننا أخبرنا Excel بإزالة التكرارات عن طريق مطابقة السجلات على أساس الأعمدة A و B بدلاً من العمود A. فكلما زاد عدد الأعمدة التي تختارها ، يجب استيفاء معايير أكثر قبل أن يعتبر Excel أن السجل هو نسخة مكررة. اختر جميع الأعمدة إذا كنت تريد إزالة الصفوف المكررة تمامًا.
سوف يعطيك Excel رسالة تخبرك بعدد النسخ المكررة التي تمت إزالتها. ومع ذلك ، لن تظهر لك الصفوف التي تم حذفها! قم بالتمرير إلى القسم الأخير لمعرفة كيفية تمييز الصفوف المكررة أولاً قبل تشغيل هذه الوظيفة.
طريقة تصفية متقدمة
الطريقة الثانية لإزالة التكرارات هي استخدام خيار الفلتر المتقدم. أولاً ، حدد جميع البيانات الموجودة في الورقة. بعد ذلك ، في علامة التبويب بيانات في الشريط ، انقر فوق متقدم في قسم الفرز والتصفية .
في مربع الحوار الذي ينبثق ، تأكد من تحديد مربع الاختيار السجلات الفريدة فقط .
يمكنك تصفية القائمة في المكان أو يمكنك نسخ العناصر غير المكررة إلى جزء آخر من نفس جدول البيانات. لسبب غريب ، لا يمكنك نسخ البيانات إلى ورقة أخرى. إذا كنت تريدها على ورقة أخرى ، فاختر أولاً موقعًا على الورقة الحالية ، ثم قص هذه البيانات ولصقها في ورقة جديدة.
باستخدام هذه الطريقة ، لا تتلقى حتى رسالة توضح عدد الصفوف التي تمت إزالتها. تتم إزالة الصفوف وهذا كل شيء.
تسليط الضوء على الصفوف في إكسل
إذا كنت تريد معرفة السجلات المكررة قبل إزالتها ، فيجب عليك القيام ببعض الأعمال اليدوية. لسوء الحظ ، ليس لدى Excel طريقة لتمييز الصفوف المكررة تمامًا. يحتوي على ميزة ضمن التنسيق الشرطي الذي يبرز الخلايا المكررة ، ولكن هذه المقالة حول الصفوف المكررة.
أول شيء ستحتاج إلى القيام به هو إضافة صيغة في عمود على يمين مجموعة البيانات الخاصة بك. الصيغة بسيطة: قم فقط بتسلسل كل الأعمدة لهذا الصف معًا.
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
في المثال أدناه ، لدي بيانات في الأعمدة من A إلى F. ومع ذلك ، فإن العمود الأول هو رقم معرّف ، لذلك استبعد ذلك من الصيغة أدناه. تأكد من تضمين جميع الأعمدة التي تحتوي على بيانات تريد التحقق من وجود نسخ مكررة عليها.
أضع هذه الصيغة في العمود H ثم سحبها لأسفل لجميع صفوفي. تجمع هذه الصيغة ببساطة كل البيانات في كل عمود كنص كبير من النص. الآن ، تخطى بضعة أعمدة أكثر وأدخل الصيغة التالية:
= COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34، $ H1)> 1
هنا نحن نستخدم الدالة COUNTIF والمعلمة الأولى هي مجموعة البيانات التي نريد أن ننظر إليها. بالنسبة لي ، كان هذا العمود H (الذي يحتوي على صيغة البيانات المجمعة) من الصف 1 إلى 34. كما أنها فكرة جيدة للتخلص من صف الرأس قبل القيام بذلك.
ستحتاج أيضًا إلى التأكد من استخدام علامة الدولار ($) أمام الحرف والرقم. إذا كان لديك 1000 صف من البيانات وكانت صيغة صفك المدمجة في العمود F ، على سبيل المثال ، ستبدو الصيغة كما يلي:
= COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1000، $ F1)> 1
لا تحتوي المعلمة الثانية إلا على علامة الدولار أمام حرف العمود بحيث يتم قفلها ، لكننا لا نريد تأمين رقم الصف. مرة أخرى ، ستسحب هذا لأسفل لجميع صفوف البيانات. يجب أن يبدو مثل هذا ويجب أن تحتوي الصفوف المكررة على TRUE بها.
الآن ، دعنا نسلط الضوء على الصفوف التي تحتوي على TRUE حيث أن هذه الصفوف مكررة. أولاً ، حدد ورقة بيانات كاملة بالنقر فوق المثلث الصغير في أعلى التقاطع الأيسر من الصفوف والأعمدة. انتقل الآن إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم انقر فوق " تنسيق شرطي" وانقر فوق " قاعدة جديدة" .
في مربع الحوار ، انقر فوق استخدام صيغة لتحديد الخلايا المطلوب تنسيقها .
في المربع ضمن قيم تنسيق حيث تكون هذه الصيغة true: ، أدخل الصيغة التالية ، مع استبدال P بعمود يحتوي على قيم TRUE أو FALSE. تأكد من تضمين علامة الدولار أمام حرف العمود.
= $ P1 = صحيح
بمجرد الانتهاء من ذلك ، انقر فوق "تنسيق" وانقر فوق علامة التبويب "تعبئة". اختر لونًا وسيتم استخدامه لتمييز الصف المكرر بأكمله. انقر فوق "موافق" ، ويجب الآن رؤية الصفوف المكررة محددة.
إذا لم ينجح ذلك بالنسبة لك ، ابدأ من جديد واعمل مرة أخرى ببطء. يجب أن يتم ذلك بالضبط من أجل كل هذا العمل. إذا فقدت رمز $ واحد على طول الطريق ، فلن يعمل بشكل صحيح.
تحذيرات مع إزالة سجلات مكررة
هناك ، بطبيعة الحال ، بعض المشاكل مع السماح لبرنامج Excel بإزالة السجلات المتكررة تلقائيًا. أولاً ، عليك توخي الحذر من اختيار عدد قليل جدًا أو كثير جدًا من الأعمدة لاستخدام Excel كمعايير لتحديد السجلات المكررة.
قليلة جدًا ويمكنك حذف السجلات التي تحتاجها عن غير قصد. عدد كبير جدًا أو بما في ذلك عمود المعرف بالصدفة ولن يتم العثور على تكرارات.
ثانياً ، يفترض Excel دائمًا أن السجل الفريد الأول الذي يصادفه هو السجل الرئيسي. يفترض أن أي سجلات لاحقة تكون مكررة. هذه مشكلة إذا فشلت ، على سبيل المثال ، في تعديل عنوان أحد الأشخاص في ملفك ، ولكنك بدلاً من ذلك قمت بإنشاء سجل جديد.
إذا ظهر سجل العنوان الجديد (الصحيح) بعد السجل القديم (القديم) ، يفترض Excel أن السجل الأول (القديم) يكون الرئيسي وحذف أية سجلات لاحقة يجدها. هذا هو السبب في أن عليك أن تكون حذراً من أن تقوم Excel بتحرير أو تحرير أي سجل مكرر أو تحرر.
في هذه الحالات ، يجب عليك استخدام الطريقة المكررة التي قمت بكتابتها وحذف السجل المكرر المناسب يدويًا.
أخيرًا ، لا يطلب منك Excel التحقق مما إذا كنت تريد حذف سجل بالفعل. باستخدام المعلمات التي تختارها (الأعمدة) ، تتم العملية تلقائيًا بالكامل. قد يكون هذا أمرًا خطيرًا عندما يكون لديك عدد كبير من السجلات وتثق في أن القرارات التي اتخذتها صحيحة وتمكن Excel من إزالة السجلات المكررة تلقائيًا نيابة عنك.
أيضًا ، تأكد من مراجعة مقالنا السابق حول حذف الأسطر الفارغة في Excel. استمتع!
