تقريبا كل العمل الذي يقوم به الناس في المكاتب يتم بمساعدة برنامج سحري يسمى Microsoft Excel ، عندما تنظر إليه أولاً ، قد يبدو وكأنه برنامج يحتوي على جداول وفتحات فقط لإدخال البيانات ، ولكن هذا الوصف لا يكفي القدرة الحقيقية لهذا البرنامج. يمكن لـ Excel القيام بأي شيء من إدارة حساباتك المكتبية لإدارة البيانات المطلوبة لإدارة بلد بأكمله ، تحتاج فقط إلى معرفة كيفية استخدامه. هنا في هذه المقالة ذكر بعض النصائح والحيل اكسل حقا باردة التي يمكن أن تساعد العديد من المستخدمين لتحسين الطريقة التي استخدموا بها التفوق حتى الآن.
1. إضافة اختصارات إلى القائمة الأعلى
هناك العديد من الأدوات التي نتمنى دائمًا أن نحصل عليها بنقرة واحدة فقط ، ولكن معظمها يجب أن نجعل أكثر من بضع نقرات وأيضاً قليلاً من البحث للوصول إلى الأداة التي نرغب في استخدامها. إذا نظرنا إلى الزاوية العلوية اليسرى من نافذة التفوق الخاصة بنا ، فسوف نرى رمزًا صغيرًا للتفوق ، حيث سيكون هناك 3 رموز صغيرة ، أحدها يمثل حفظ ، والآخران هما التراجع والإعادة.
هذه هي الاختصارات التي تقدمها excel لسهولة لدينا ، والشيء الآخر الذي يوفر excel هو خيار وضع المزيد من الاختصارات في هذا المكان. لهذا الغرض ، تحتاج إلى النقر فوق سهم إلى يمين التراجع والإعادة التي تقول "تخصيص شريط أدوات الوصول السريع" عند تحريك مؤشر الماوس فوقها.
سيعطي لك الضغط عليه خيارًا لاختيار الأداة التي ترغب في إضافتها إلى شريط أدوات الوصول السريع (المكان الموجود أعلى اليمين حيث يوجد الحفظ والتراجع والإعادة). على سبيل المثال ، إذا قمنا بالنقر فوق الخيار "جديد" ، فسوف نحصل على الرمز لإنشاء ملف جديد في شريط الأدوات الخاص بنا.
2. إضافة خطوط قطرية
يمكننا إضافة خطوط قطرية في خلايانا بواسطة طريقة بسيطة للتنسيق تسمح به. لهذا كل ما نحتاج إليه هو تحديد خلية نرغب في إضافة خط مائل لها ، عند تحديد الخلية التي نحتاجها لفتح الخيارات بالنقر بزر الفأرة الأيمن. في الخيارات التي نحتاجها للنقر على خيار تنسيق الخلايا.
عندما نضغط على خيار تنسيق الخلايا ، سنشاهد مربع حوار ، نحتاج فيه للنقر على خيار الحد ، الذي تم تمييزه باللون الأحمر ، في الشريط العلوي. ثم يمكننا النقر فوق الخيار المميز الآخر الذي يوضح لنا تنسيق خط مائل في الخلية ، وهناك خيار آخر في مربع الحوار يمكنك العثور عليه بنفسك.
الضغط على ok بعد تحديد الخط القطري على أنه نمط الحدود سيؤدي إلى إنشاء خط قطري في الخلية التي نعتزم وضع خطها القطري. لإضافة نص أعلى الخط القطري وتحته ، سنحتاج إلى إدخال شيء ما في الخلية و ثم اضغط على Alt + Enter للانتقال إلى السطر التالي ، ثم اكتب شيئًا آخر في السطر الثاني نحتاج إلى أن يكون تحت خطنا القطري. هناك ملاحظة واحدة هنا وهي أننا سنحتاج إلى الاهتمام بمحاذاة نصنا أعلى وأسفل الخط المائل باستخدام مفتاح المسافة.
عندما نكتب شيئًا ما في الخلية في excel ، يمكننا دائمًا قطعه من مكان إلى آخر عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الخلية والضغط على القطع ، ثم لصقها في خلية أخرى. طريقة أخرى فعالة لفعل الشيء نفسه هي باستخدام طريقة السحب والإفلات. كل ما عليك القيام به لهذا هو ، انتقل على الخلية التي ترغب في نقلها ، ووضع المؤشر على حدود تلك الخلية ، وهذا سوف يسبب رمز مع 4 أسهم تشير في جميع الاتجاهات إلى الخروج (هذا الرمز يدل على أن يمكنك الآن تحديد الخلية ثم نقلها أينما تريد).
إذا نقرت الآن على هذا الرمز وأخرج المؤشر إلى خلية أخرى بينما لا تزال تضغط عليه ، سترى أن هناك شيئًا ما يأتي مع المؤشر. وأخيرًا ، إذا انتقلت إلى خلية مختلفة ، ثم تركت المؤشر ، فسترى أن محتوى الخلايا قد انتقل إلى الموقع الجديد.
حتى الآن ناقشنا كيف يمكننا نقل البيانات من خلية إلى أخرى ، وظيفة أخرى نستخدمها كثيرًا هي وظيفة النسخ. يمكننا حتى تنفيذ نسخة باستخدام طريقة السحب والإفلات ، ولكننا سنحتاج إلى الضغط على Ctrl قبل النقر على الرمز الذي تحدثنا عنه في النص أعلاه. سيؤدي هذا إلى ظهور رمز جديد كما هو موضح في الشكل أدناه. يمكنك عندئذٍ الاحتفاظ بالتعليق على مفتاح Ctrl ثم محاولة سحب الخلية وإسقاطها في مكان آخر ، سترى أن هذه الطريقة تقوم بنسخ محتويات الخلية بدلاً من نقلها.
4. تقييد الإدخال
ماذا يحدث إذا أردنا فقط مجموعة محددة من القيم في الورقة الخاصة بنا ، وظهرت قيمة البيانات القادمة من خارج النطاق المقصود؟ يحدث أن يكون مشكلة عدة مرات أثناء العمل على المشاريع ، وهذا يسبب مشاكل مع المخرجات النهائية التي نعتزم الحصول عليها. للتأكد من إضافة مجموعة معينة فقط من القيم ، نأخذ مساعدة التحقق من صحة البيانات. ما يفعله هو أنه يسمح لنا بتقييد نطاق ونوع البيانات التي نأخذها كمدخلات لنظامنا.
لاستخدام وظيفة التحقق من صحة البيانات ، يحتاج المرء إلى تحديد الخلايا التي يتم تنفيذ التقييد فيها ، ثم في الجزء العلوي من الشريط نحتاج إلى النقر على البيانات.
عند النقر على البيانات ، سنحتاج إلى النقر على التحقق من البيانات كما هو موضح في الصورة. سينقلنا هذا إلى مربع الحوار الذي يمكننا من خلاله تعيين القيم التي نريدها لنظامنا. سنحتاج بعد ذلك إلى تحديد نوع الإدخال الذي نود السماح به في الخلايا المحددة بالنقر على خيار السماح في مربع الحوار.
على سبيل المثال ، إذا حددنا أعدادًا كاملة ، فسيُطلب منا تحديد نطاق الأعداد الكاملة التي نرغب في السماح بها. لنفعل ذلك فقط سنتمكن من إدخال البيانات في النطاق الذي ذكرناه. ونأخذ مثالاً ، فإننا نأخذ النطاق ليكون بين 12 و 111.
في المثال الذي أخذناه ، يمكنك أن ترى أنه عند إدخال قيمة خارج هذا النطاق ، أي 222 ، فإننا نحصل على خطأ بأن القيمة غير صالحة وأن المستخدم قد وضع قيودًا على القيم التي يمكن إدخالها في هذه الخلية.
5. الحصول على مزيد من الإحصاءات في نقابة المحامين في القاع
عندما نستخدم التفوق لإدخال البيانات في جداولنا في شكل أرقام ، فإننا نرى بعض الإحصاءات أو نوعًا من الملخص في شريط الحالة أدناه ، وعادة ما يحمل متوسط عدد البيانات وعددها ومجموعتها التي نحددها في أي وقت نقطة من الوقت.
يعطينا Excel بعض الخيارات الإضافية للملخص الذي نحصل عليه في شريط الحالة ، لاستغلاله إلى أقصى حد ، يمكن للمرء القيام بذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على شريط الحالة ، بمجرد النقر بزر الماوس الأيمن على شريط الحالة ، سترى هناك الكثير من الخيارات التي من بينها الخيارات الإضافية التي يوفرها برنامج Excel للحصول على ملخص للبيانات التي اخترناها. يمكننا الاختيار من بين المتوسط ، العد ، العد العددي ، الحد الأدنى ، الحد الأقصى والأصل. في الصورة ، يمكننا أن نرى كيف يظهر شريط الحالة لدينا عندما نختار عرض معظم الخيارات المتاحة لنا.
6. تحويل الحالة (الأحرف الكبيرة ، الأحرف الصغيرة) من النص
هناك وظيفة صغيرة يمكننا استخدامها لتحويل حالة نصنا ، الوظيفة سهلة الاستخدام ، كل ما عليك القيام به هو أنك تحتاج إلى كتابة UPPER (نص / خلية) للحالة العليا ، " Lower (text / cell) " للحالة الصغيرة وأخيرًا " Proper (text / cell) " لعمل الحرف الأول من كلمة capital. يمكن رؤية استخدامه في الصور أدناه ، مع إظهار الخلايا الاستخدام العلوي والسفلي والمناسب مع المخرجات النهائية التي تحققها منها.
7. ترتيب النص من خلايا مختلفة باستخدام '&'
يمكننا إضافة نص من خلايا مختلفة إلى خلية واحدة عن طريق استخدام "&" ، وهذا كل ما نحتاج إليه هو البدء في الكتابة في الخلية باستخدام "=" ثم النقر على الخلايا واحدة تلو الأخرى التي نحتاج إلى إضافتها إلى في الخلية الجديدة ، نحتاج أيضًا إلى إضافة "&" بعد النقر على كل خلية لإضافتها ، حيث ستضيف اسم الخلية التي نقرنا عليها. لذلك سيبدو شيء مثل واحد في الصورة أدناه.
8. إضافة صفوف أو أعمدة متعددة في وقت واحد
نعرف جميعًا كيفية إضافة صف أو عمود إلى مستند excel الخاص بنا ، ولكن ما نحتاج إلى إدراكه أيضًا هو كيف يمكننا بالفعل إضافة صفوف أو أعمدة متعددة في وقت واحد بدلاً من إضافة عمود أو صف في وقت ثم تكرار العملية مرارًا وتكرارًا.
لهذا ، سنحتاج أولاً إلى تحديد عدد الصفوف التي نرغب في إضافتها ، على سبيل المثال ، إذا احتجنا إلى إضافة 4 صفوف جديدة إلى جدولنا الحالي بالفعل ، فسنحدد 4 صفوف (أدناه / أعلى) نحن بحاجة إلى إضافة صفوف) ثم انقر بزر الماوس الأيمن وانقر فوق إدراج. سيؤدي ذلك إلى فتح مربع حوار صغير يسمح لنا بتحديد الإجراء الدقيق الذي نحتاج إلى تنفيذه على الصفوف / العمود المحدد.
إذا ضغطنا على الصف بالكامل في مربع الحوار ، فسوف نحصل على 3 صفوف مضافة داخل جدولنا. يمكنك اللعب باستخدام مربع الحوار "إدراج" لمعرفة الخيارات الأخرى المتاحة لك.
9. باستخدام التلقائي التصحيح
إذا كنت تعاني من عادة استخدام SMS أو بعبارة أخرى ، يمكنك استخدام لغة قصيرة في كل مكان تكتبه ، أو إذا كان لديك سجل سيئ من الأخطاء الإملائية لبعض الكلمات المعينة ، فيمكنك استخدام ميزة التصحيح التلقائي لـ MS Excel في السهولة أو الراحة. لاستخدامه ، ستحتاج أولاً إلى الانتقال إلى File> Options> Proofing> AutoCorrect Options. هنا سترى مربع حوار يسمح لك بإدخال نص ليتم استبداله بالنص الذي ترغب في استبداله به. يمكنك إضافة أي كلمات تقوم بتهديدها ، على سبيل المثال يمكنني وضع 'frnz' ككلمة ليتم استبدالها بكلمة 'أصدقاء' ، وفي كل مرة أستخدم فيها التهجئة الخاطئة (frnz) ، سوف يصححني التصحيح التلقائي (عن طريق وضع أصدقاء في مكانها).
10. استخراج بيانات صفحة الويب باستخدام البيانات-> من الويب
تساءلت يومًا عن الكيفية التي ستشعر بها لاستخراج البيانات مباشرة من موقع ويب ، لنفترض أنك تشاهد موقع ويب وترغب في تحليل شيء معين من البيانات الموجودة على صفحة الويب هذه. على سبيل المثال ، إذا أخذنا موقعًا على الويب يحتوي على بعض أسماء أعضاء هيئة التدريس فيه ، وانتقل إلى تحويل صفحة الويب هذه مباشرةً إلى بيانات excel باستخدام أداة عبر الإنترنت مثل هذا ، فإن ما سنحصل عليه هو جدول يحتوي على بعض البيانات المحولة وأخيرًا يمكننا تنزيله كملف .csv ليتم عرضه على excel ، في البيانات التي لدينا في الصورة أدناه ، يمكننا أن ننظر إلى جميع البيانات التي لدينا على الموقع في شكل منظم وجيد التنظيم.
يمكن استخدام هذه التقنية أيضًا للصفحات التي تحتوي على كميات هائلة من البيانات ، والتي يمكننا تحليلها بسهولة على excel.
11. إنشاء رسم بياني للبيانات باستخدام خيار تحليل البيانات
لإنشاء المدرج الإحصائي سنحتاج أولاً لإضافة وظيفة إلى التفوق لدينا. لهذا الغرض ، ستحتاج أولاً إلى الانتقال إلى File> Options> Add-Ins . بمجرد أن نرى نافذة / خيارات الوظائف الإضافية ، سنحتاج إلى التأكد من تحديد وظائف Excel الإضافية في خيار إدارة بالقرب من الطرف الأدنى من مربع الحوار الخاص بالخيارات. هناك مرة واحدة نختار Excel-Ins-Ins ، سوف نحتاج إلى اختيار الذهاب للحصول على مربع حوار للوظائف الإضافية. في مربع الحوار هذا ، سنحتاج إلى فحص Analysis ToolPak والنقر فوق OK.
بمجرد الانتهاء من المتطلبات الأساسية المذكورة أعلاه ، سنحتاج إلى الانتقال إلى خيار تحليل البيانات في قسم التحليل تحت البيانات . سيؤدي النقر عليه إلى فتح مربع حوار صغير باسم تحليل البيانات. في مربع الحوار هذا ، سنحتاج إلى تحديد المدرج التكراري والنقر فوق "موافق". سيطلب منا بعد ذلك وضع نطاق إدخال للبيانات على أساسه نرغب في إنشاء مدرجنا التكراري. يمكننا بعد ذلك تحديد الخيارات المناسبة لإنشاء المدرج التكراري الذي نرغب في إنشائه.
12. التنسيق الشرطي
يُعد التنسيق الشرطي أداة فعالة يقوم Excel بتضمينها ، كما يقترح الاسم ، خلايا التنسيق الصيغية الشرطية في حالات معينة ، على سبيل المثال ، إذا اضطررنا إلى إبراز الطلاب الذين فشلوا في امتحان في الفصل باللون الأحمر ، فسنستخدم الشرط التنسيق.
للقيام بذلك ، سنحتاج إلى تحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها ، ثم نضغط على خيار التنسيق الشرطي ، ثم نتمكن من النقر فوق قاعدة جديدة لإنشاء قاعدة جديدة سيتم تنفيذها على بياناتنا. في المثال أدناه ، سيتم وضع علامة باللون الأحمر على كل الأرقام ذات علامات التمييز بين 0 و 40.
13. استخدام مقبض التعبئة لنسخ التنسيق (التنسيق المتقدم)
إن مقبض التعبئة هو الأداة التي توضح لنا مدى جودة تصميم البرنامج المسمى excel ، وهو من بين أكثر الأدوات سهولة في الاستخدام. لا يزال هذا النوع من العمل هو أكثر بكثير من العديد من الأدوات المعقدة التي لدينا حولها. فقط تخيل كيف ستشعر إذا تم إخبارك بأنك تحتاج فقط إلى تهيئة خلية واحدة أو خليتين وسيتم التعامل مع جميع الخلايا الأخرى بمجرد النقر والسحب. ما يفعله هو أنه يبحث عن نمط في الخلايا ومن ثم أثناء سحبه ، فإنه يملأ القيم التي يشعر أنها مناسبة.
لاستخدام مقبض التعبئة ، يلزمك الانتقال إلى الزاوية اليمنى السفلية من الخلية أو الخلايا المحددة ، وستظهر لك علامة "+" متينة. إذا كنت تمسكها واسحبها ، فسوف ترى السحر يحدث.
الآن يتم شرح عدد من الخيارات المسموح بها بالتنسيق مع مقبض التعبئة أدناه.
في الصور أدناه ، يمكنك رؤية الخيارات التي تحصل عليها عند ملء خلايا معينة باستخدام مقبض التعبئة ؛ تتضمن الخيارات نسخ الخلايا ، سلسلة التعبئة ، تعبئة التنسيق فقط وتعبئة بدون تنسيق. يمكنك معرفة ما تفعله الخيارات الثلاثة الأخيرة من الصور المرافقة لهذه النقطة.
14. وجود نسخة نقل حي من جدول
نحن نعلم كيفية الحصول على نسخة منقولة من بياناتنا ، إذا كان البعض منكم لا يقلق كل ما تحتاجه لنسخ البيانات التي تريد نقلها ثم أثناء اللصق للبحث عن خيارات اللصق ثم النقر فوق تبديل ، سوف تحصل على نسخة transposed. هذا النوع من العمليات العادية للنسخ واللصق لن يؤدي إلا إلى إنشاء نسخة منقولة ثابتة من الجدول الأصلي.
لإنشاء إصدار مباشر من بياناتك ، ستحتاج إلى إجراء أكثر من مجرد النسخ واللصق. لأنه أولا وقبل كل شيء سوف تحتاج إلى معرفة عدد الصفوف والأعمدة لديك ثم حدد نسخة transposed من تلك الأعمدة والصفوف كثيرة. على سبيل المثال في الصور أدناه ، يمكنك مشاهدة البيانات المراد نسخها تحتوي على 9 صفوف وعمودين ، والمساحة التي نحددها بعد ذلك تحتوي على 9 أعمدة وصفين.
عند تحديد هذه الأعمدة والصفوف الجديدة ، ستحتاج إلى كتابة = Transpose ("إحداثيات أعلى الزاوية اليسرى لخلايا البيانات الخاصة بك": "إحداثيات الزاوية اليمنى السفلى لخلايا البيانات") ، في الصور أدناه ، يحدث أن يكون a1 و b9 ، بحيث تصبح المعادلة المراد إدخالها '= Transpose (A1: B9)' ، عند إدخال هذه المعادلة ، ستحتاج إلى الضغط على ' Shift + Ctrl + Enter ' ، وسترى السحر يحدث .
وبالتالي يتم إنشاء جدول نقل جديد ، ولكنه نسخة مباشرة من الجدول الأصلي ، أي إذا قمت بإجراء أي تغييرات على النسخة الأصلية ، فستكون هناك تغييرات على هذا الجدول أيضًا . كما ترى في الصور أدناه ، عندما يتم تغيير البيانات في B6 ، تتغير البيانات في L10 تلقائيًا. المقايضة الصغيرة هي أنه لا يمكنك نسخ الصيغة التي كانت بها البيانات في الجدول الأصلي ، ومن الواضح تمامًا أن 2 من الخلايا الصفراء لم تحمل لونها الأصفر إلى النسخ الحية المنقولة.
15. دخول Sparkline Microcharts
تمثّل microcharts Sparkline رسومًا بيانية صغيرة أو مخططاتًا يمكنك وضعها في خلية. تم تقديمها في MS Word 2010 ويمكن أن تعزز بشكل كبير القدرة على عرض بيانات excel لدينا. لإنشاء واحدة ، عليك أولاً تحديد البيانات التي ترغب في إنشاء خط رسم لها ، ثم الانتقال إلى Inset> Line .
هناك سيطلب منك إدخال موقع الوجهة من المخطط الزمني الخاص بك. بمجرد دخولك إلى الوجهة ، سيكون لديك مخطط شرارة رائع في انتظارك هناك.
نأمل أن تساعدك هذه المقالة على تعلم بعض الحيل الرائعة التي لا تعرفها. إذا كان لديك أي استفسار ، فلا تتردد في طرح السؤال في قسم التعليقات.
