لا يوجد أي شيء يشكك في حقيقة أن البريد الإلكتروني قد أحدث ثورة في الطريقة التي نتواصل بها مع بعضنا البعض. وعلى الرغم من أن الناس قد يفضلون بشكل متزايد أشياء مثل الشبكات الاجتماعية وتطبيقات المراسلة الفورية للدردشة مع الأصدقاء هذه الأيام ، تبقى الحقيقة أنه عندما يتعلق الأمر بالتواصل الصحيح ، لا يزال البريد الإلكتروني هو الوسيط المفضل.
من الجامعات إلى الشركات العالمية ، ومن الطلاب إلى المديرين التنفيذيين ، يتم استخدام البريد الإلكتروني في كل مكان ، ومن قبل الجميع. ومع ذلك ، فكلنا تقريبا لدينا عناوين بريد إلكتروني متعددة ، مع واحد أو (أكثر) من العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني. لكن السؤال الحقيقي هو ، هل نؤكد على بروتوكول (بروتوكولات) الاستخدام الصحيح للبريد الإلكتروني؟
إذا كنت غير متأكد من الإجابة ، فهذه المقالة ، التي تؤكد على آداب البريد الإلكتروني الأساسية التي يجب على الجميع اتباعها ، هي لك. لذلك من دون مزيد من اللغط ، هنا يذهبون.
آداب البريد الإلكتروني الأساسية
1. استخدم عنوان بريد إلكتروني ذو مظهر احترافي
غالبًا ما يعتبر عنوان بريدك الإلكتروني دليلاً على شخصيتك. لهذا السبب ، من المهم أن يكون لديك عنوان بريد إلكتروني ذو مظهر احترافي ، بشكل عام مع أول واسم العائلة الخاص بك الذي يشكل جزء "اسم المستخدم" الخاص به . هذا الأمر أكثر أهمية إذا كنت تنوي استخدام عنوان البريد الإلكتروني للاتصال المهني (على سبيل المثال إرسال السيرة الذاتية إلى شركات التوظيف ، وتوفير عينات العمل للعملاء).
إذا كان اسم المستخدم الذي تختاره غير متوفر ، فيمكنك إضافة عدد من اختيارك (مثل تاريخ الميلاد) للحصول على واحد . للإشارة إلى بعض الأمثلة ، يمكن اعتبار [email protected] أو [email protected] خيارات جيدة. على الجانب الآخر ، استخدم شيئًا مثل [email protected] أو [email protected] ، ويمكنك التأكد من عدم فتح رسائل البريد الإلكتروني من قِبل المستلمين.
نصيحة: قدر الإمكان ، استخدم عنوان بريد إلكتروني منفصلًا لجميع احتياجاتك المهنية. وإذا كنت لا تمانع في قذف بضعة دولارات ، فمن الأفضل أن تذهب إلى البريد الإلكتروني المستضاف مع نطاقك الخاص.
2. أدرج موضوعًا دائمًا ، وحافظ عليه واضحًا وموجزًا
يعد سطر الموضوع أحد أهم مكونات البريد الإلكتروني ، حيث يوفر على الفور للمتلقي فكرة عن المعلومات المضمنة في البريد الإلكتروني . لهذا السبب يجب أن يكون لكل رسائل البريد الإلكتروني سطر موضوع ، حتى إذا لم يكن المحتوى مهمًا. يتم اعتبار ترك موضوع سطر فارغ كإهمال في جزء المرسل.
والأهم من ذلك ، يجب أن يكون سطر الموضوع مختصراً ونحو النقطة ، بحيث يمكن للمستلم أن يجعل محتوى البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن. أمثلة قليلة هي تقرير المشروع المرفق ، مسح الأداء - الاستجابة المبكرة المطلوبة ، وأشياء من هذا القبيل.
3. استخدم الخطوط القياسية والحد الأدنى من التنسيق
بغض النظر عن مدى إعجابك بتلك الخطوط الفارغة التي لديك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فهي بلا مطلق عندما يتعلق الأمر بتكوين رسائل البريد الإلكتروني. ذلك لأنه إذا كنت تستخدم خطًا غير قياسي ولم يتم تثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستلم ، فلن يظهر نص البريد الإلكتروني كما هو مطلوب . هذا هو السبب في أن معظم خدمات البريد الإلكتروني لا تحتوي سوى على عدد قليل من الخطوط القياسية ، و serif و sans-serif (مثل Times New Roman ، و Arial) المتاحة لإنشاء البريد الإلكتروني. ويجب عليك الالتزام بها.
أيضًا ، احتفظ بالتنسيق في بريدك الإلكتروني بأقل قدر ممكن. ما لم تكن بحاجة إلى التأكيد على قسم معين ، أو خط ، وما إلى ذلك ، في محتوى البريد الإلكتروني ، قم بالامتناع عن استخدام الإبرازات والألوان للنص . في الواقع ، يجب أن يكون لون نص البريد الإلكتروني باللون الأسود فقط ، لأنه أكثرها مقروءًا.
4. تجنب الأخطاء المطبعية ، واستخدام قواعد اللغة بشكل غير صحيح ، وأخطاء الترقيم
على الرغم من أنه ليس كل شخص هناك قواعد اللغة النازية ، وليس من الجنائي أن يكون الخطأ المطبعي غير المقصود أو اثنين في رسائل البريد الإلكتروني ، والاستخدام الخاطئ للغة ، وبنية الجمل وما إلى ذلك ، يعطي عموما المتلقي (s) انطباعا سلبيا. لذلك من المهم للغاية أن تتحقق من سطر موضوع البريد الإلكتروني ، ونصه ، وكل العناصر النصية الأخرى لأي أخطاء غير مقصودة في القواعد النحوية وأخطاء الترقيم (وتصحيحها ، إذا تم العثور عليها) ، قبل الضغط على زر "إرسال".
ما هو أكثر من ذلك ، لا ينبغي أبدا استخدام علامات ترقيم متعددة (على سبيل المثال !!!) في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. وينطبق نفس الشيء على الكلمات العامية (مثل LMAO) ، والتقلصات الشائعة (مثل مسكتك!) ، والرموز. كل هذه الأشياء تبدو غير ناضجة وغير محترفة للغاية ، ومن الأفضل تركها للشبكات الاجتماعية والدردشات الفورية فقط.
نصيحة: احرص دائمًا على كيفية الاستفادة من الكلمات والجمل وما إلى ذلك في رسائلك الإلكترونية. البريد الإلكتروني (أو أي شيء آخر ، في هذا الشأن) يجب ألا يتكون أبداً في ALL CAPS ، لأنه يعتبر الإنترنت يعادل الصراخ.
5. إعطاء المرفقات أسماء وصفية
في أكثر الأحيان ، يتعين علينا إرسال / استقبال ملفات متعددة كمرفقات مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. على الرغم من أن هذا ضروري جدًا ، إلا أنه لا يمكن أن يكون أي شيء أسوأ من تلقي رسالة إلكترونية محملة بالعديد من الملفات المسماة عشوائياً (مثل 022325kjsdgbs.pdf ، oldverfileplcheck.doc) التي لا معنى لها. لذلك ، عندما ترسل مرفقات برسالة بريد إلكتروني ، قم بإعادة تسميتها ببعض أسماء الملفات الوصفية ، بحيث يعرف المستلم محتوياتها على الفور ، دون الحاجة إلى فتحها. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل سيرتك الذاتية إلى صاحب عمل محتمل ، فامنحه اسمًا مثل CurrentResume_JohnDoe . بسيطة وسهلة.
أيضًا ، إذا كنت تنوي إرسال عدد كبير (مثل 20) مرفقات مع بريد إلكتروني ، فمن الأفضل دمجها في أرشيف مضغوط أولاً. لمزيد من الوضوح ، يمكنك ذكر التفاصيل بشكل منفصل مثل عدد المرفقات وحجم الأرشيف الإجمالي وما إلى ذلك في النص الأساسي للبريد الإلكتروني.
6. قم دائمًا بتضمين توقيع
التوقيع ضروري لإغلاق نص رسالة البريد الإلكتروني أو إنهائه بشكل صحيح . لكن الأهم من ذلك ، أنها تضفي أيضًا "أصالة" على البريد الإلكتروني ومحتواه . لذا يجب أن تحتوي جميع رسائلك الإلكترونية على توقيعك فيها. ما عليك سوى إنشاء وحفظ توقيع في إعدادات البريد الإلكتروني ، وسيتم إضافته تلقائيًا في نهاية كل رسالة بريد إلكتروني تنشئها.
يجب أن يدرج الحديث عن "ماذا" في التوقيع ، وهو أمر يجب أن تقرره ، لأنه يختلف من شخص إلى آخر. ومع ذلك ، كقاعدة عامة ، يمكنك تضمين معلومات الاتصال (مثل الرقم الرسمي والبريد الإلكتروني الثانوي) ، بالإضافة إلى روابط إلى ملفات التعريف الاجتماعية الخاصة بك . باختصار ، يجب أن يكون التوقيع بمثابة بطاقة جهة الاتصال الرقمية الخاصة بك. ولكن لا تفرط في تحميله الكثير من المعلومات غير الضرورية.
7. الاعتراف باستلام رسائل البريد الإلكتروني
تقدم البريد الإلكتروني الحديث كثيرًا ، وبمجرد أن تضغط على الزر "إرسال" ، يمكنك أن تكون متأكدًا بنسبة 200٪ من أنه سيصل إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم ، والثاني أو الثاني في وقت لاحق. ومع ذلك ، وكما هو الحال مع أي تقنية ، يمكن للبريد الإلكتروني (وأحيانًا ما يحدث) أن يعاني من أوقات التعطل أيضاً . لذلك ، عندما تتلقى رسالة إلكترونية (خاصة إذا كانت مهمة) ، اعترف باستلامها عن طريق الرد على المرسل برسالة صغيرة.
على الرغم من أنه ليس من الممكن الاعتراف بكل بريد إلكتروني تحصل عليه ، يجب أن تحاول القيام بذلك. الأهم من ذلك ، يجب عليك الاعتراف بالبريد الإلكتروني الذي تم إرساله إليك عن طريق الخطأ ، حيث قد يكون المرسل ينتظر ردًا من الطرف الآخر. هذا سيجعل المرسل على علم بالخطأ ، وسيحفظ أيضًا المتلقي الفعلي المقصود بالبريد الإلكتروني بعض المتاعب.
8. استخدم التحية المناسبة
عند التحدث إلى الأشخاص وجهًا لوجه ، أو حتى عبر الهاتف ، نبدأ دائمًا بتحيتهم. وينطبق نفس القاعدة على رسائل البريد الإلكتروني أيضًا ، لذا يجب أن يكون لرسائل البريد الإلكتروني دائمًا تحيات مناسبة للمستلم (المستلمين). اعتمادًا على من تقوم بإرسال بريد إلكتروني ، يمكن أن تكون التحية رسمية (على سبيل المثال عزيزي السيد جونسون ، البروفيسور كيلر) ، أو غير رسمي (Hello Adam، Hi Jenna) . وبالمثل ، يجب أن تكون النهاية (على سبيل المثال ، مع خالص التحيات) نفس النغمة الأساسية مثل تحية البداية ، وكذلك الرسالة الشاملة.
تجدر الإشارة إلى أنه يجب عليك الامتناع عن استخدام التحليلات اليومية غير الرسمية للغاية (مثل ما يحدث؟) في رسائل البريد الإلكتروني . وغني عن القول أنه يعتبر غير مهني جدا.
9. لا تستخدم الرد على الكل في كل مرة
هناك أوقات تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا يتم إرساله أيضًا إلى عدة مستلمين آخرين (مثل إشعار مهم في شركة). ولكن عند الرد على هذه الرسائل ، يمكنك بسرعة استخدام خيار "الرد على الكل" . لا يرسل هذا فقط الرد إلى المرسل الأصلي ، بل إلى أي شخص آخر تسلم الرسالة الإلكترونية ، سواء كان الرد مخصصًا لهم أم لا . هذه هي الطريقة المثلى لعزل علب الوارد للمستلمين.
لهذا السبب ، يجب توخي الحذر عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني مع عدة مستلمين ، واستخدام خيار "الرد" . فقط عندما تكون متأكدًا بنسبة 100٪ من أن الرد مخصص للجميع في قائمة المستلمين ، فيجب استخدام الخيار "الرد على الكل".
10. استخدم بشكل صحيح حقول نسخة و مخفية
إلى جانب حقل "إلى" ، فإن حقلي " نسخة إلى " و " نسخة مخفية الوجهة " هما أمر يعرفه أي شخص لديه بريد إلكتروني. ولكن حتى بعد ذلك ، ينتهي معظم الناس باستخدامهم بشكل غير صحيح. في ما يلي معلومات تفصيلية عما هي عليه ، ومتى يجب استخدامها :
- نسخة: تقف لنسخة الكربون. إذا كان هناك بعض المستلمين الذين ترغب في إرسال بريد إلكتروني إليهم ، ولكن لا يريدون أن يعرفوا أن هذه الرسالة الإلكترونية تعني "فقط" بالنسبة لهم ، فأدخل عناوين بريدهم الإلكتروني في هذا الحقل. يمكن لكل مستلم مشاهدة عناوين البريد الإلكتروني للآخرين في حقل نسخة.
- نسخة مخفية الوجهة: Short for Blind Carbon Copy. إذا كان هناك العديد من المستلمين الذين تريد إرسال بريد إلكتروني إليهم ، لكنهم يريدون أن يروا أنفسهم كمستلمين وحيدين للبريد الإلكتروني ، فأدخل عناوين بريدهم الإلكتروني في هذا الحقل. يمكن لكل مستلم في حقل نسخة مخفية فقط مشاهدة عنوان بريده الإلكتروني الخاص وليس عنوان الآخرين. هذا الخيار مناسب بشكل أكبر للخصوصية.
11. الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب
نظرًا لعدد رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها يوميًا ، فمن المستحيل تقريبًا الرد عليها جميعًا على الفور. ومع ذلك ، حتى إذا كان البريد الإلكتروني منخفضًا قليلاً عن الأولوية الخاصة بك ، فعليك محاولة الرد عليه في الوقت المناسب . عموما ينبغي أن يكون هذا في غضون 24-48 ساعة من تلقي البريد الإلكتروني. وإذا كنت غير قادر على الرد على رسائل البريد الإلكتروني لبعض الوقت (على سبيل المثال بسبب الاستراحة) ، فاستخدم ميزة الرد التلقائي أو ميزة الرد التلقائي ، والتي تحتوي على معظم خدمات البريد الإلكتروني.
12. تنسيق رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح قبل إعادة التوجيه
بمجرد الضغط على الزر "إعادة توجيه" في رسالة بريد إلكتروني ، فإن الرسالة بأكملها (بما في ذلك أي صور ، أو نص غير محايد ، وما إلى ذلك) قد تكون مسننة بشكل غريب إلى اليمين ، ويتم إدخالها في بريد إلكتروني فارغ ، بحيث يمكنك إدخال معرفات البريد الإلكتروني للمستلمين وإرسالها. وهذا لا يعوق تنسيق البريد الإلكتروني الأصلي فحسب ، بل يقدم أيضًا الكثير من الفضاءات البيضاء والرموز الإضافية (>) في مقطع البريد الإلكتروني المعاد توجيهه ، الأمر الذي يجعل البريد الإلكتروني غير قابل للقراءة تقريبًا.
لترتيب الأمر ، يجب عليك تنسيق البريد الإلكتروني المعاد توجيهه بشكل صحيح ، عندما يتم تضمينه في بريد إلكتروني فارغ . ويشمل ذلك إزالة المساحة الزائدة عن الحاجة ، بالإضافة إلى التخلص من الأحرف الزائدة والخطوط الفارغة وأشياء من هذا القبيل.
استخدم البريد الإلكتروني بالطريقة التي يُفترض استخدامها
نظرًا لأنه يعد وسيلة الاتصال الأساسية في عالم الإنترنت المتصل بالإنترنت ، فمن المهم للغاية استخدام البريد الإلكتروني وفقًا للقواعد المناسبة ، والتي تتضمن كل شيء بدءًا من الطريقة التي ترحّب بها بالمستلمين ، إلى نمط الخط الذي تختاره. وتساعدك آداب التعامل الموضحة أعلاه على القيام بذلك ، مما يجعل تجربة بريد إلكتروني أفضل وأفضل إنتاجية. لذا جرّبها ، وأخبرنا بمفضلتك في التعليقات أدناه.
