تحتاج الشركات الكبيرة إلى نظام فعال لتوصيل المعلومات والرسائل ، على الفور ، داخل وخارج المنظمة. في هذا السياق ، يعتبر الهاتف أحد أسهل الطرق وأكثر ملاءمة للاتصال الفوري ، ولكن عندما يتعلق الأمر بالأدلة ، تعتبر الأنماط الكتابية أفضل. تتضمن السجلات الكتابية المذكرات والمذكرات والخطابات والتعاميم والأوامر التي تستخدمها المنظمة.
تحاول المقالة المقدمة لك تسليط الضوء على الفرق بين المذكرة والحرف.
رسم بياني للمقارنة
| أساس للمقارنة | مذكرة | رسالة |
|---|---|---|
| المعنى | يشير المذكرة إلى رسالة قصيرة مكتوبة بنبرة غير رسمية للتداول بين المكاتب للمعلومات. | الرسالة هي نوع من التواصل اللفظي ، يحتوي على رسالة مضغوطة ، يتم نقلها إلى الطرف الخارجي للنشاط التجاري. |
| طبيعة | غير رسمية وموجزة | رسمية ومفيدة |
| يتبادل بين | الإدارات أو الوحدات أو أعلى المرؤوسين داخل المنظمة. | اثنين من البيوت التجارية أو بين الشركة والعميل. |
| الطول | قصيرة | لفترة طويلة نسبيا |
| التوقيع | التوقيع غير مطلوب في المذكرة. | يتم توقيع خطاب من قبل المرسل. |
| الاتصالات | واحد لكثير | واحد لواحد |
| يحتوى | يسمح استخدام المصطلحات التقنية والضمير الشخصي. | يتم استخدام كلمات بسيطة وكتابتها في شخص ثالث. |
تعريف المذكرة
المذكرة قصيرة للمذكرة ، مما يعني ملاحظة أو سجل لأي استخدام في المستقبل. إنها رسالة قصيرة تستخدم كوسيلة للاتصال غير الرسمي داخل المنظمة ، لنقل المعلومات في الكتابة. قد يكون عنوانها اتصال بين المكاتب ، أو مذكرة مكتبية ، أو مراسلات بين المكاتب ، بدلا من مذكرة.
الهدف الرئيسي من المذكرات هو نشر سياسات أو إجراءات العمل أو الأعمال الرسمية ذات الصلة. وهي مكتوبة من منظور إلى آخر ويمكن أن تخدم أغراضًا مختلفة مثل نقل الأخبار والاتجاهات والمعلومات إلى العديد من المستلمين ، أو الاتصال بالأشخاص للعمل أو الاجتماع.
يمكن للمرء استخدام نغمة غير رسمية وضمائر شخصية في المذكرة. لا يوجد أي شرط لاستخدام تحية وإغلاق مجاني.
تعريف الرسالة
يمكن تعريف خطاب العمل على أنه شكل اتصال خطي ، يحتوي على رسالة طويلة ، موجهة إلى الطرف الخارجي للمؤسسة ، أي المورد أو العميل أو الشركة المصنعة أو العميل. تبدأ بالتحية ، مكتوبة باحتراف في الشخص الثالث ولها إغلاق تكميلي مع توقيع.
تلعب العلاقة بين المرسل والمتلقي دورًا مهمًا في تحديد النمط العام الذي يتم فيه صياغة الرسالة. وتستخدم هذه الأسباب لعدد من الأسباب مثل طلب المعلومات أو التعليقات أو ترتيب الطلبات أو تقديم الشكاوى أو التظلمات أو الاستفسار عن شيء ما أو متابعته.
يتم طبع الرسالة أو كتابتها أو كتابتها على الورق ذي الرأسية ، والذي يحتوي على تفاصيل الشركة مثل الاسم والعنوان والشعار ، وما إلى ذلك. حيث أن خطابات الأعمال بمثابة دليل للأطراف المعنية ، لذلك يجب أن تكون مهذبة ومهذبة يحترم للحصول على استجابة فورية.
الاختلافات الرئيسية بين المذكرة والرسالة
توضح النقاط الواردة أدناه الفرق بين المذكرة والحرف:
- يمكن تعريف المذكرة على أنها رسالة قصيرة ، مكتوبة بشكل غير رسمي لتوصيل معلومات معينة لأعضاء المنظمة. وبالعكس ، يمكن فهم الخطابات كوسيلة للاتصال الشفوي تحتوي على رسالة موجزة موجهة إلى طرف خارج الشركة.
- تستخدم المذكرة نغمة غير رسمية ومباشرة في هذه النقطة. على الطرف الآخر ، الحروف رسمية جدا وتحتوي على الكثير من المعلومات.
- استخدام المذكرة هو أمر داخلي للمنظمة ، بمعنى أنه يتم تبادلها بين إدارتين أو وحدات أو إرسالها من قبل المدير لإعلام المرؤوسين. في مقابل ذلك ، يكون استخدام الخطاب خارجيًا ، حيث يتم تبادله بين منزلين تجاريين أو بين الشركة والعميل.
- عندما يتعلق الأمر بالطول ، تكون الأحرف أطول بالنسبة إلى المذكرة.
- لا يوجد أي شرط للتوقيع في المذكرة ، حيث يتم استخدامه داخل المنظمة. ومع ذلك ، يجب توقيع الرسالة من قبل الشخص الذي يرسلها.
- يتم كتابة المذكرات لإعلام أو توجيه ، قسم أو عدد من الموظفين على مسألة معينة ، ولذلك عادة ما يتم كتابتها من منظور واحد إلى كل ، مثل الاتصال الجماهيري. وعلى خلاف ذلك ، تكون الرسائل خاصة لأنها تتوجه إلى طرف أو عميل معين ، لذا فهي عبارة عن شكل من أشكال الاتصال بين شخص وآخر.
- تستخدم عادة jargons الفنية في المذكرات ، وكذلك يستخدم الضمائر الشخصية. على عكس الحروف ، تتجنب استخدام المصطلحات الفنية والمصطلحات التي لا يسهل فهمها. وعلاوة على ذلك ، يتم كتابة الرسائل في الشخص الثالث.
استنتاج
المذكرة هي أداة أساسية للاتصال بالأعمال ، والتي تستخدم لنقل معلومات معينة إلى العديد من الأفراد العاملين في نفس المنظمة. لها دور كبير تلعبه في تسجيل الأنشطة التجارية اليومية ويمكن استخدامها كمرجع في المستقبل.
في المقابل ، تعتبر الحروف هي أفضل طريقة للاتصال الكتابي ، والتي يمكن استخدامها لإعطاء أو طلب المعلومات إلى / من طرف خارجي. أنه يساعد على إقناع المتلقي ، أن تفعل حسب إرادة الكاتب.
