موصى به, 2021

اختيار المحرر

10 نصائح وخدع من Google Drive لزيادة الإنتاجية

يُعد Google Drive أحد أكثر خدمات التخزين السحابية استخدامًا ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى حقيقة أنه يتم دمجه تلقائيًا مع كل حساب Google. توفر الخدمة بعض الميزات الرائعة ، سواء لتخزين الملفات ، أو لإنشاء المستندات ، أو جداول البيانات ، أو الشرائح ، أو المستندات المستضافة التي تستضيفها السحابية ، وغير ذلك الكثير. في حين يتم استخدام Google Drive من قِبل الكثير من الأشخاص ، قد لا يعرف الجميع جميع الميزات الرائعة التي توفرها خدمة السحابة ، وعددًا كبيرًا من الإضافات المتاحة لها.

في هذه المقالة ، سأناقش أروع حيل Google Drive ، وكيفية استخدامها ، وكيف يمكن أن تساعد في زيادة إنتاجيتك على الخدمة. تابع القراءة لاستكشاف جميع حيل Google Drive الرائعة:

1. حافظة الويب

واحدة من الميزات الرائعة التي يقدمها Google Drive في تطبيقات الويب على المستندات وجداول البيانات ، هي حافظة الويب. إن حافظة الويب قادرة على تخزين الأشياء التي تنسخها إليها. لذا ، كيف تختلف عن الحافظة في أجهزتنا؟ حسنًا ، هناك اختلافان رئيسيان بين الحافظة على جهاز ما (مثل Mac) ، وحافظة الويب المقدمة في Google Drive:

  • إن حافظة الويب قادرة على الاحتفاظ بعدد من العناصر المنسوخة ، في حين أن الحافظة القياسية في أي جهاز عادة ما تحمل فقط آخر عنصر منسوخ. وهذا يعني أنه يمكنك استخدام حافظة الويب لنسخ عدد كبير من العناصر ، ثم لصقها ببساطة أينما تريد (داخل Google Drive).
  • كما أن حافظة الويب قادرة على نسخ ولصق البيانات بين الأوراق المختلفة . لذلك يمكنك نسخ بعض النص من ورقة ، ثم لصق هذا النص في ورقة مختلفة. هذا رائع للغاية

ومع ذلك ، لا يعمل نسخ النص باستخدام مفاتيح الاختصار بلوحة المفاتيح ، مثل "Ctrl + C" . لنسخ نص إلى حافظة الويب ، سيكون عليك تحديد النص ، والانتقال إلى تحرير -> حافظة الويب -> اختيار النسخ إلى حافظة الويب .

2. صوت الكتابة

عند إنشاء ملف محرّر مستندات Google ، يمكنك استخدام نظام الكلام المدمج في نظام النص في Google للكتابة باستخدام صوتك. وهي تعمل بشكل جيد بشكل مدهش أيضًا. والأفضل من ذلك ، يمكن لأداة التعرف على الكلام أن تفهم أيضًا الأوامر مثل "newline" و "period" ، وتستجيب لها عن طريق إنشاء سطر جديد ، أو بإدراج فترة في النص.

للأسف ، لا تعمل هذه الميزة على Safari (لأن Safari لا تدعم WebRTC) ، ولكنها تعمل على معظم المتصفحات الرئيسية ، بما في ذلك Google Chrome و Firefox و Edge وما إلى ذلك. لاستخدام Voice Typing ، عليك ببساطة الانتقال إلى Tools -> الكتابة الصوتية في ملف مستندات Google.

3. إضافة روابط إلى المستندات دون ترك تطبيق الويب

إذا كنت تريد البحث باستمرار عن أشياء على الويب ، فإن نسخ روابطها وإضافتها إلى مستند يمكن أن يصبح مزعجًا ومملاً بسرعة. يعمل Google Drive على إصلاح هذا أيضًا. يمكنك ببساطة تحديد النص الذي تريد إنشاء ارتباط تشعبي عليه ، ثم اضغط على " Cmd + K " أو " Ctrl + K ". سيؤدي ذلك إلى فتح مربع حوار صغير أسفل النص المحدد مباشرةً ، حيث يمكنك البحث عن الكلمات الرئيسية واختيار الرابط المناسب ، والذي سيصبح عندئذٍ مرتبطًا ارتباطًا تشعبيًا في المستند تلقائيًا.

4. نشر الملفات على الويب

يقدم Google Drive أيضًا ميزة لنشر ملفات المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية على الويب. هذا يتجاوز الحاجة إلى مشاركة الروابط إلى المستند مع الأشخاص. يمكن مشاركة العناصر المنشورة على الويب باستخدام Google Drive عبر رابط ، أو يمكن تضمينها في صفحة ويب. يتمثل أفضل جزء في استخدام ميزة "النشر على الويب" في Google Drive في أنه يمكنك إعداده ليتم تحديثه كلما أجريت تغييرات على الملف. وهذا يعني أنه سيتم تحديث المحتوى المنشور تلقائيًا كلما قمت بإجراء تعديل على الملف الأصلي.

لنشر ملف على الويب ، يمكنك ببساطة فتح الملف في محرّر مستندات Google والانتقال إلى File -> Publish To The Web.

5. عرض اختصارات لوحة مفاتيح Google Drive

إذا كنت تحبني ، فأنت تفضل استخدام لوحة المفاتيح للتنقل قدر الإمكان حول أجهزتك. إن استخدام اختصارات لوحة المفاتيح ليس أسهل فحسب ، بل إنه يؤدي أيضًا إلى توفير الكثير من الوقت الثمين. إذا كنت غير مقتنع ، فاعتبر ما هو أسهل: نسخ النص باستخدام "Ctrl + C" أو بالنقر بزر الماوس الأيمن وتحديد "نسخ"؟ ينطبق هذا على كل ما نفعله تقريبًا على أجهزتنا ، ولا يُعد Google Drive استثناءً.

إذا كنت تسعى إلى توسيع معرفتك باختصارات لوحة المفاتيح التي تعمل داخل تطبيق Google Drive على الويب ، فيمكنك ببساطة الضغط على "Ctrl + /" وستظهر لك بطاقة تحتوي على جميع اختصارات لوحة المفاتيح المختلفة المتوفرة في Google Drive.

6. التعرف الضوئي على الحروف على الصور وملفات PDF

يحتوي Google Drive أيضًا على ميزة OCR أنيقة إلى حد ما مخفية داخل تطبيق الويب (وتطبيق Android ، للأسف ليس في تطبيق iOS). يمكن أن تتعرف هذه الميزة على النص داخل الصور وملفات PDF وإنشاء ملف محرر مستندات Google قابل للبحث وقابل للبحث. أليس هذا رائع؟ الحد من هذه الطريقة هو أن النص يجب أن يكون مكتوبا بشكل أنيق ، ويفضل أن يتناقض بشكل صحيح مع بقية الصورة ، أو قد لا يتمكن OCR من التعرف على النص بشكل صحيح.

أيضًا ، لا يحافظ OCR على Google Drive على التنسيق كما هو عند تحويل المستند إلى ملف Google Docs ، مما يعني أنه سيتم التعرف على أي نص منسق كنص عادي دون أي تنسيق.

لاستخدام OCR على صورك أو ملفات PDF ، ما عليك سوى تحميلها على Google Drive. بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن عليها وحدد " فتح في محرّر مستندات Google " ، وسيعمل Google Drive على تحويل الصورة / ملف PDF إلى ملف "text-only" قابل للتعديل.

لقد اختبرت قدرات OCR في Google Drive من خلال إنشاء نموذج JPEG يتكون من نص ، وجدول ، ونص منسق ، وبعض النص في خطوط الخط.

هذا ليس بأي حال من الأحوال أفضل اعتراف يمكنك الحصول عليه على OCR ، ولكنه سيعمل لتلبية احتياجاتك الأساسية. إذا كنت بحاجة إلى برنامج OCR يمكنه التعرف على النص والبيانات والتنسيق من مستنداتك واستخلاصها ، يمكنك الاطلاع على مقالتنا حول أفضل برامج التعرف الضوئي على الحروف.

7. انظر ملفاتك حسب الحجم

يقوم Google Drive بفرز الملفات والمجلدات التي تم تحميلها حسب القاعدة "أحدث تعديل أولاً". يمكن أن يكون هذا مفيدًا لأنه يضمن أن الملفات التي قمت بتحميلها مؤخرًا موجودة في الأعلى ، لسهولة الوصول إليها. ومع ذلك ، إذا كنت تنفد المساحة المتاحة على حسابك على Google Drive ، فقد تحتاج إلى فرز الملفات حسب حجمها ، من أجل معرفة أين يمكنك توفير مساحة أكبر.

على الرغم من عدم وجود طريقة مباشرة لإجراء ذلك ، فلا يزال بإمكانك الحصول على Google Drive لترتيب الملفات حسب الحجم ، وذلك باتباع الخطوات التالية:

  • في الصفحة الرئيسية لـ Google Drive ، مرّر مؤشر الماوس على خيار " ترقية السعة التخزينية " في الجزء السفلي من اللوحة اليمنى.

  • سيؤدي هذا إلى ظهور نافذة تتضمن تفاصيل الاستخدام ، والنقر على " Drive " ، وسيعمل Google Drive على فرز جميع ملفاتك حسب الحجم.

8. التحقق من كتابتك للحصول على الانتحال والأخطاء النحوية

يحتوي Google Drive على الكثير من الإضافات المتاحة التي يمكن أن تزيد إلى حد كبير من إنتاجية وفعالية استخدام خدمات Google مثل محرر مستندات Google ، وجداول البيانات وما إلى ذلك. وتسمى إحدى هذه الوظائف الإضافية بـ ProWritingAid ، وهي أداة يمكنها التحقق من مستندك الأخطاء النحوية ، ومزيج الهجاء والانتحال ، من بين الكثير من الميزات الأخرى.

يتم دفع الأداة نفسها (تبدأ بسعر 40 دولارًا أمريكيًا للسنة) ، ولكنها تقدم تجربة لمدة 14 يومًا ، لذلك يمكنك تجربتها قبل إنفاق أي أموال عليها.

9. حفظ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات إلى Google Drive تلقائيًا

هناك إضافة أخرى لجداول بيانات Google ، تسمى حفظ الرسائل الإلكترونية والمرفقات ، وهو ما يدل بالضبط على ما يشير إليه اسمها. يمكنك تحديد القواعد استنادًا إلى عوامل مثل معرّف البريد الإلكتروني للمرسل والموضوع وحجم الرسالة والمرفقات وغيرها ، وسيتم تشغيل الوظيفة الإضافية كل ساعة تلقائيًا ومزامنة رسائل البريد الإلكتروني من حساب بريد Gmail الإلكتروني في جدول بيانات . كما يحفظ أيضًا نسخة من البريد الإلكتروني كملف PDF داخل Google Drive ، بالإضافة إلى أي مرفقات في البريد الإلكتروني.

يمكن أيضًا تشغيل الوظيفة الإضافية يدويًا إذا لزم الأمر ، وذلك بالانتقال إلى Addons-> Save Emails and Attachments -> Manage Rules -> Run Manually

10. أضف عدة صفوف وأعمدة إلى جداول بيانات Google

تعد جداول بيانات Google أداة مدورة بشكل جيد ، وتوفر كل إمكانية تقريبًا لجدول البيانات التي قد يحتاجها شخص ما. ادمج ذلك مع العدد الهائل من الإضافات المتاحة لجداول بيانات Google وستشاهد فقط مدى القوة التي يمكن أن تحصل عليها. ومع ذلك ، فإن العيب الوحيد في جداول بيانات Google هو أنها لا تسمح للمستخدمين بإضافة عدة صفوف وأعمدة في الورقة. يسمح فقط بإضافة الصفوف والأعمدة واحداً تلو الآخر ، ولكن هذا يمكن الحصول على مملة إذا كنت بحاجة إلى إضافة صفوف و / أو أعمدة متعددة إلى جدول البيانات. لملء هذه الفجوة الصارخة في الوظائف ، يمكنك استخدام وظيفة إضافية تسمى "إضافة صفوف وأعمدة". تتيح لك هذه الإضافة إضافة صفوف وأعمدة متعددة في جداول بيانات Google بكل سهولة.

كن Google Drive Ninja!

الآن بعد أن تعرفت على هذه الحيل ووظائف زيادة الوظائف الإضافية لخدمات Drive المختلفة مثل المستندات وأوراق العمل وما إلى ذلك ، يمكنك دمجها في سير العمل اليومي لتصبح أكثر إنتاجية وكفاءة أثناء استخدام خدمة السحاب من Google. يتمتع Google Drive بالكثير من الوظائف الإضافية التي يمكن إلغاء قفلها باستخدام الإضافات وتطبيقات Chrome التي تعمل معها. هناك عدد من الإضافات والتطبيقات الأخرى التي يجب عليك سحبها من Chrome Webstore ، ومن داخل مستندات Google ، وجداول البيانات ، والعروض التقديمية.

إذا كنت تعرف إحدى الإضافات في Google Drive ، أو خدعة أو تطبيق Chrome الذي تعتقد أنه ربما أخطأنا في هذه المقالة ، فلا تتردد في إعلامنا بذلك. نود أيضًا معرفة طرق استخدامك لـ Google Drive لزيادة إنتاجيتك ، سواءً على المستوى الشخصي أو في العمل. شارك تجاربك مع Google Drive والأفكار حول استخدامها في قسم التعليقات أدناه.

Top